Acrobat PRO 9 ai raggi X

Rivista: Applicando
Data pubblicazione: Novembre 2008

Vale la pena prima di tutto ricordare che Acrobat vide la luce nel 1991, e che da allora, si è guadagnato un posto in prima fila (se non addirittura il primo), tra gli strumenti di condivisione documentale multipiattaforma. Ovviamente l’evoluzione di Acrobat è stata in grandissima parte determinata dall’evoluzione parallela del Web oltre che dalle normali logiche legate alle necessità degli utenti che ogni software si trova a fronteggiare. E così il formato PDF di Acrobat è diventato nel tempo il mezzo principale per la condivisione dei documenti sul Web. Al contempo però Adobe ha dovuto lavorare alacremente affinchè questo stesso formato continuasse ad affermarsi anche sul versante della stampa. E così nel tempo si sono susseguite varie versioni, ognuna arricchita di nuove funzionalità. La penultima versione del software, la 8, prometteva innovazioni che però non convinsero totalmente gli utenti. Con quest’ultima versione però, Adobe, ha definitivamente dato corso ad un nuovo modo di vedere Acrobat, integrando al suo interno (grazie all’acquisizione di Macromedia) in maniera preponderante Flash. Oltre a questo ha dato vito al servizio Acrobat.com che eleva l’applicativo ad un livello superiore, permettendo la condivisione e revisione di documenti PDF tra più utenti. Oggi più che mai diventa semplice instaurare dunque un rapporto proficuo con i propri clienti, che non si limitano ad “osservare” le bozze in PDF dei lavori, ma possono intervenire in maniera proattiva su questi, partecipando al percorso di revisione e correzione come non mai fino ad ora! Ma cosa c’è realmente di nuovo in Acrobat 9? Ad un primo sguardo sembra che le novità non sono molte, ma in realtà guardando con la lente si scorgono diverse nuove features. Certo, da subito si vede che molto del lavoro di programmazione è stato dedicato alla riorganizzazione e alla cosmetica delle funzioni già presenti nella versione 8... ma vediamo in dettaglio!

Flash pervade Acrobat

L’implementazione della tecnologia ex Macromedia pervade ora tutto l’applicativo di Adobe. In primo luogo, con l’utilizzo di Flash viene meno la necessità di utilizzare la tecnologia ePaper su cui Acrobat ha fondato la sua esistenza per anni. L’integrazione di Flash permette dunque di visualizzare documenti PDF (contenenti elementi Flash) senza dover ricorrere all’installazione del Flash Player, come succedeva con le precedenti versioni, giacchè questo è ormai un tutt’uno con Acrobat.
Come risultato di questa integrazione, ora Acrobat, è in grado di gestire in maniera estremamente efficace il video nei documenti PDF. I video vengono dunque visti alla stregua di qualunque altra immagine, con una piccola, ma importante eccezione. Flash come sappiamo supporta il proprio formato FLV, e questo richiede che i file video di qualunque tipo vengano convertiti prima di poter essere integrati nei documenti. Ovviamente Acrobat 9 (nella versione PRO Extended) è dotato di uno strumento di conversione, che consente di elaborare numerosi tipi di file, convertendoli in formato FLV. In fase di conversione è possibile scegliere un fotogramma del video da utilizzare come “poster frame”.

Conversione di documenti cartacei ottimizzata

La funzione che permette di trasformare in PDF i documenti cartacei è già presente in Acrobat da qualche tempo. La novità di questa versione è dunque da ricercare nel nuovo motore di conversione OCR. La qualità della conversione è in effetti molto cresciuta, ed il margine di errore si è ridotto di molto. Certo, in base alla qualità dell’originale può sempre rendersi necessario correggere il testo in modo manuale, ma se i documenti originali sono puliti e i caratteri stampati correttamente, può capitare di non dover toccare assolutamente il testo convertito! Vale poi la pena ricordare che la funzione di OCR non è limitata ad un utilizzo locale dei documenti. Un PDF che contiene sia la scansione di un documento cartaceo, sia la sua conversione testuale, può essere facilmente ricercato tramite Spotlight, anche su una rete di più computer, oltre che essere indicizzato dai motori di ricerca sul Web. In linea di massima dunque, come raccomandazione, qualunque documento scansionato andrebbe anche convertito in OCR, per potersi avvantaggiare di quanto detto.

Figura 1 – Dopo la conversione OCR, il testo nell’immagine scansionata può essere evidenziato e copiato come un normale file di testo.

Creazione di moduli migliorata

La creazione di moduli (form) a partire da documenti di testo era già stata introdotta come funzione nella versione precedente del software. In realtà Adobe ha tentato per molto tempo di far diventare il PDF una valida alternativa ai normali moduli HTML di cui il Web è pieno, senza mai riuscirci del tutto. Con il rilascio della versione 9, la creazione dei moduli è diventata molto più semplice, e al contempo potente. La  vecchia toolbar dei moduli è ora stata sostituita da un vero ambiente di editing che offre un Wizard passo per passo rapido e preciso. Anche le funzioni di auto-creazione da documenti scansionati sono ancora più efficaci, ed è possibile visualizzare un’anteprima del documento prima che questo venga definitivamente creato.

Figura 2 – È possibile creare moduli anche a partire da documenti molto dettagliati.

Il servizio Acrobat.com

La creazione di un modulo è in genere solo una parte del processo totale. In effetti, un modulo ha un suo senso se è anche possibile raccogliere da qualche parte i dati che vengono immessi nei suoi campi. Quanto detto sembra un ovvietà… ma putroppo non lo è. Raccogliere i dati da un modulo, inviarli via mail ad un determinato indirizzo di posta elettronica, trasformare i dati in campi di un database, è un operazione non semplice, o comunque non alla portata di tutti. Collegare i dati di un documento PDF ad un server è ancor più costoso e complicato. Per questo motivo spesso, ci si appoggia a servizi esterni, oppure si assoldano sviluppatori affinchè creino un sistema ad-hoc, tarato sulle esigenze del cliente. Acrobat 9, ed il servizio Acrobat.com gettano definitivamente le basi per la realizzazione di moduli PDF interattivi, condivisibili da più utenti, dai quali aggregare informazioni dinamiche.
Acrobat.com è un sito Web a cui si accede tramite registrazione. È sufficiente creare un ID Adobe gratuitamente (o utilizzare quello già in uso per il sito Adobe) , per usufruire del servizio. Si possono creare, memorizzare e condividere documenti PDF di qualunque tipo, potendo collaborare insieme ad altri utenti. Utilizzando il comando Moduli > Distribuisci modulo è possibile dunque caricare i documenti PDF sul server Acrobat.com, ed inviare un link riservato a tutti gli utenti che devono compilare il modulo. Questi ricevono un messaggio che li invita a compilare ed inviare il modulo online, ed il server si occupa in seguito della creazione di un report dettagliato che viene inviato al creatore del modulo.
Grazie a queste funzionalità diventa dunque semplice creare e distribuire questionari di qualunque tipo: test per gli studenti, analisi interne alle aziende, questionari di gradimento della clientela, ecc.
In particolar modo, il comando File > Collabora > Invia e collabora in tempo reale permette di inviare un documento PDF ad altri utenti, che, dopo averlo aperto in Adobe Reader o Acrobat, possono operarvi in contemporanea. Il grado di collaborazione è però abbastanza limitato, giacchè l’unica cosa fattibile è utilizzare la chat integrata per scambiarsi messaggi. In effetti, le note che gli utenti appongono sulla propria versione del documento PDF sono locali e non vengono quindi applicate a livello globale.
La Condivisione dello schermo personale invece (presa in prestito da Acrobat Connect, ovvero il vecchio Macromedia Breeze) è di grande utilità, perché consente ad un utente a turno di condividere un documento PDF, sul quale operare, mentre gli altri assistono come partecipanti. Qualunque operazione (zoom, spostamento, cambio pagina, ecc.) verrà quindi visualizzata da tutti.
Per ottenere un vero “tempo reale” è necessario ricorrere alla funzione Commenti > Invia per revisione condivisa, che consente di raccogliere online i commenti di tutti gli utenti collegati riguardo ad un determinato documento PDF. Gli utenti non devono far altro che premere il pulsante Pubblica commenti, dopo aver inserito le proprie note sul documento. Tutti gli altri partecipanti dovranno però aggiornare il proprio stato, facendo clic sul pulsante Controlla nuovi commenti.

Figura 3 – Esempio di condivisione di un file PDF su Acrobat.com: il destinatario riceve una mail con la miniatura del file e un link per la connessione ad Acrobat.com

Buzzword… il Word Processing online secondo Adobe!

Nel servizio Acrobat.com è inclusa una Web application per la scrittura dei testi, gratuita ed interamente online. Si tratta di un programma di word processing essenziale, ma dotato di tutti gli elementi basilari che servono a chi deve scrivere: tabelle, intestazioni, footer, punti elenco automatici, e molte delle funzioni che normalmente si ritrovano in programmi come Microsoft Word.
I documenti possono essere creati da zero all’interno di Buzzword, ma è anche possibile importarli dall’esterno. Il salvataggio avviene all’interno del server Acrobat.com, ma è ovviamente possibile trasferire i documenti anche in locale. Come per gli altri servizi basati su PDF, i documenti creati con Buzzword godono di tutte le features di condivisione e collaborazione online di cui abbiamo già parlato, con le quali ad esempio, più autori possono lavorare in contemporanea su un medesimo testo, utilizzando la chat integrata.

Figura 4 – Come le scatole cinesi: questo articolo è stato scritto proprio con BuzzWord!

Creare Porfolio in formato PDF

La creazione di Portfolio in formato PDF è un “riadattamento” della vecchia funzione chiamata “Pacchetto PDF” introdotta con la versione 8 del programma. In realtà, pochi utilizzarono questa funzione, poiché già Mac OS X offre il supporto nativo per la compressione dei file ZIP. Con la versione 9 le cose cambiano, e si può dire tranquillamente che questa funzione è davvero utile,  e anche molto “trendy”.
La sostanziale differenza rispetto a prima è che i documenti non vengono compressi, ma vengono semplicemente messi insieme, rispettandone il formato nativo. Come c’era da aspettarsi il numero di formati gestibili è stato incrementato, per cui un porftolio può contenere davvero qualunque cosa!
Detta così però sembra priva di senso: perché dovremmo mettere insieme più documenti senza comprimerli? Non conviene semplicemente zipparli? No, in effetti. La differenza è che il Portfolio diventa una vera e propria presentazione che contempla più documenti: il file è unico, ma comprende numerosi elementi nei loro formati originali. L’interfaccia con cui vengono presentati è gradevole ed uniforme, ma ogni file può comunque essere aperto nel suo formato originale (a patto di avere installato il relativo software). Volendo, è possibile integrare anche dei file video, che possono essere utilizzati come presentazione principale del Portfolio.
La modalità di visualizzazione di un Portfolio è estremamente varia. I documenti possono essere presentati come miniature organizzate a griglia, in gruppi di righe, o disposti come gli scacchi, o ancora con il tipico effetto simil coverflow. Si possono scegliere 16 diverse combinazioni di colori, o se ne possono creare di nuove. Si può personalizzare l’aspetto del Portfolio, inserendo loghi, testi ed immagini di fondo, sia globalmente, sia per ogni elemento.
In buona sostanza, il Porfolio PDF può essere una elementare alternativa alla creazione di presentazioni su CD e DVD che normalmente si realizzarebbero con Flash, Encord DVD o altri strumenti dedicati, ed in più i destinatari di tali Porfolio necessitano solo di Adobe Reader 9.
Le uniche due pecche riguardano l’assenza di effetti di transizioni tra i vari documenti (come in Keynote) e l’impossibilità di visualizzare il Portfolio a schermo pieno.

Figura 5 – Esempio di Portfolio per la presentazione di un Curriculum Vitae.

Preflight integrato

Per chi non lo sapesse, il termine “Preflight” prende spunto dal mondo dell’aeronautica, e precisamente si riferisce all’attività di controllo e revisione che l’equipaggio di un aeromobile effettua prima che i passeggeri possano imbarcarsi. In pratica l’aereo viene controllato e ricontrollato attentamente prima che sia pronto per il decollo, e gli eventuali problemi vengono quindi evidenziati e risolti.
Nel mondo della stampa avviene la stessa identica cosa, ovvero i documenti vengono controllati con vari software, prima di poter essere pronti per la stampa. Il quando questo debba avvenire è spesso materia di discussione, e in questa sede non è rilevante approfondirlo. Basti comunque sapere che alcuni identificano nella parte finale del processo di prestampa il momento ideale in cui controllare i file, altri invece credono sia più corretto controllare durante tutto il flusso di lavoro gli impaginati, ad esempio mentre si elaborano i documenti in Adobe Indesign, QuarkXpress, o altri.
Acrobat 9 vede ora una migliorata funzione di Preflight che permette, appunto, di controllare il documento PDF finale, prima che questo venga inviato come esecutivo per la stampa, attraverso una comoda interfaccia. I tipi di controlli che si possono effettuare sono molteplici, ed in linea con software dedicati come PitStop della Enfocus, o Preflight Pro (Extensis) o ancora Flightcheck (Markzware).
Il processo di Preflight passa prima attraverso un controllo del file per evidenziare i potenziali problemi di stampa, per poi applicare una serie di modifiche (spesso con molte opzioni di scelta) al fine di correggere il documento. Tra le vari funzioni di Acrobat merita di essere segnalata la possibilità di creare livelli separati per ogni elemento presente nei documenti PDF (caratteri, immagini, elementi vettoriali, ecc.). In questo modo si aprono scenari interessanti per effettuare ad esempio il preflight solo ad alcune tipologie di elementi. Last but not least: quando si effettua il preflight di un documento, l’operazione viene aggiunta a livello di informazione nel pannello Standard: in questo modo lo stampatore può verificare se il documento è già stato controllato.

Figura 6 – Analisi di un documento attraverso lo strumento di Preflight.

Controlli colore migliorati

Nelle versioni precedenti di Acrobat, il controllo della sovrastampa andava attivato manualmente, e dunque era facile dimenticarsene. In Acrobat 9 questa funzione viene attivata automaticamente non appena si apre un file PDF/X. È però possibile istruire Acrobat ad attivare la funzione di sovrastampa, anche aprendo un semplice file PDF. La verifica dei colori (registro, testi, vettori, colori spot e CMYK, ecc) viene ora effettuata in maniera interattiva, tramite il comodo pannello Anteprima output.
Grazie poi alla migliorata conversione dei colori Acrobat 9 è in grado di effettuare il passaggio da spazi colore diversi, con la possibilità di gestire la generazione del nero in maniera esemplare. La conversione può essere applicata al file intero o agli elementi selezionati, ed è possibile registrare dei preset da riutilizzare su altri file.

Figura 7 – Il pannello Output Preview permette di controllare le separazioni colore e molte altre impostazioni.

Strumento di confronto

Può succedere (e di fatto succede spesso) che le revisioni applicate ad un PDF dal cliente non vengano controllate attentamente e dunque si perdano in fase di creazione dell’esecutivo, con conseguenti errori di stampa. Per risolvere questo problema è utile la nuova funzione di Confronto che, a partire da due documenti (l’originale e la versione revisionata) mette in evidenza, controllando in maniera ultra approfondita i files, qualunque modifica effettuata sulla revisione rispetto all’originale. Il confronto non è limitato al testo o agli elementi vettoriali però: anche le immagini vengono controllate pixel per pixel, alla ricerca di eventuali modifiche. Questo strumento di confronto risulta dunque utile non solo nei casi in cui, con molte versioni dei files si perde il focus su quale sia quello più recente, ma anche in tutti quei casi in cui, appunto, sono state eseguite delle modifiche a nostra insaputa sui file.

Figura 8 – Il confronto di due documenti mette in luce le modifiche effettuate sulla versione revisionata.

PDF per professionisti

Come dicevamo all’inizio di questo articolo, molti miglioramenti e funzioni di Acrobat sono visibili solo ad uno sguardo più attento. Chi usa Acrobat ad un livello normale noterà solo le funzioni più vistose, come la creazione di Portfolio, e il migliorato sistema per la generazione dei moduli. I professionisti del Web e della Stampa invece noteranno alcuni dettagli tecnici non di poco conto.
In primo luogo, la protezione dei documenti PDF può ora contare sulla crittografia AES a 256 bit. Per rendersi conto di quanto sicura sia tale tipo di protezione, basta ricordare che il Governo degli Stati Uniti la utilizza per cifrare ogni tipo di messaggio e documento che viene considerato di importanza strategica.
A seguire, si nota come la funzione di cattura web sia stata potenziata, grazie anche al supporto di Flash, che consente di creare documenti PDF, a partire da pagine web, lasciando integri anche tutti gli elementi Flash presenti nelle pagine, ivi compresi eventuali video.
L’esportazione verso Microsoft Word è stata notevolmente migliorata, e se si considera anche la accresciuta qualità del riconoscimento dei testi, è facile prevedere che Acrobat 9 entri a far parte in futuro della ristretta cerchia di software OCR professionali.
Grazie all’integrazione di LiveCycle Designer ES nella versione Extended (solo per gli utenti Windows ahimè), è ora possibile creare moduli che si basino sul linguaggio XML. Ovviamente una buona dose di conoscenza dell’XML e della programmazione in genere, è un requisito fondamentale per poter fare qualcosa!

Extended version

La versione Extended di Acrobat 9 offre ulteriori strumenti che estendono appunto le capacità del software. Segue una descrizione dei più significativi:

• Per quanto riguarda il 3D è stato integrato Acrobat 3D che in precedenza era da acquistare a parte. In pratica una grandissima varietà di modelli tridimensionali (tra i quali 3DS, OBJ e DAE) possono essere importati all’interno di un documento PDF, che può essere successivamente visualizzato con Adobe Reader. Gli oggetti possono essere ruotati e ingranditi a piacimento dall’utente.
• Grazie al modulo Presenter (solo però nella versine Windows) è possibile creare presentazioni con Microsoft PowerPoint, integrando quiz e questionari di vario genere, con la possibilità di tracciare le risposte di ogni utente e generare statistiche.
• Il supporto per il video consente di convertire in formato FLV o H.264 molti filmati, integrandoli all’interno dei documenti PDF. Oltre questo è possibile recuperare e convertire video presenti in documenti Microsoft (Word e Powerpoint)
• Una funzione di nicchia permette inoltre di creare mappe geografiche in formato PDF a partire da file geospaziali che contengono coordinate e metadati. In questo modo si estende l’utilizzo di Acrobat anche a settori ingegneristici dove normalmente si opera con software come Autocad Map 3D.

Conclusioni

Le nuove funzionalità di Acrobat 9 possono risultare accattivanti per molti, ma l’aggiornamento da una versione precedente è giustificato in gran parte dal tipo di utilizzo che si fa del software. Le funzioni collaborative online sono di certo adatte a chi normalmente si trova a dover lavorare con più soggetti, ma non tutti trarranno necessariamente vantaggio da questa funzione. Anche chi opera nel campo della grafica e nel design, troverà utili alcune funzioni (come il prefligh), ma è bene ricordare che esistono comunque software dedicati ciò sul mercato. Chi utilizza Acrobat 8 in maniera basilare potrebbe non essere del tutto interessato all’upgrade, ma per chi ancora utilizza Acrobat 7 è di sicuro consigliabile l’aggiornamento. Ad ogni modo, anche se non si decide di aggiornare per ora Acrobat 9, può essere utile registrarsi gratuitamente al servizio Acrobat.com, per utilizzarne alcune caratteristiche, con la consapevolezza che Adobe in futuro, spingerà sempre di più i suoi applicativi verso un integrazione online.

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